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28 DSGVO abschließen Die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Dienstleisters prüfen Regelmäßig kontrollieren, ob der Dienstleister die Vorgaben einhält Checkliste: Datenschutzkonforme Bewerbungsverwaltung Vor dem Bewerbungsverfahren: Stellenausschreibung enthält Datenschutzhinweise Verlinkte ausführliche Datenschutzerklärung für Bewerber ist vorhanden Dediziertes Bewerbungspostfach mit eingeschränkten Zugriffsrechten eingerichtet Auftragsverarbeitungsverträge mit allen externen Dienstleistern geschlossen Technische Sicherheitsmaßnahmen implementiert (Verschlüsselung, Zugriffskontrollen) Während des Bewerbungsverfahrens: Nur erforderliche Daten werden erhoben Keine unzulässigen Fragen in Bewerbungsgesprächen Gesprächsnotizen werden datenschutzkonform erstellt Interne Weiterleitungen erfolgen verschlüsselt oder über geschützte Systeme Bei Online-Recherchen nur zulässige Quellen nutzen Bewerberrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung) können erfüllt werden Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens: Absagen werden zeitnah verschickt Löschfrist von 6 Monaten wird dokumentiert Bei Talentpool: Einwilligung wurde eingeholt und dokumentiert System zur Überwachung von Löschfristen ist etabliert Dokumentation der durchgeführten Löschungen Allgemeine Compliance: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für Bewerbermanagement erstellt Datenschutzbeauftragter ist benannt und in Prozesse eingebunden Mitarbeiter sind geschult Interne Richtlinien sind dokumentiert und zugänglich Regelmäßige Überprüfung der Prozesse erfolgt Datenschutz als Qualitätsmerkmal im Recruiting Der datenschutzkonforme Umgang mit Bewerbungsunterlagen ist keine lästige Pflicht, sondern ein Qualitätsmerkmal professioneller Personalabteilungen